Para evitar la propagación del coronavirus, varias compañías implementaron el teletrabajo, o home office, incluso días antes que el Gobierno nacional decretada la cuarentena obligatoria y preventiva. Ante ese nuevo escenario, que se vio radicalmente modificado de un día para el otro, es fundamental adaptarse o amoldarse a nuevas habilidades, procedimientos y aplicaciones para ser más productivos y emular lo mejor posible el trabajo presencial.
Aunque tratar de emular lo que hasta hace poco se hacía de manera presencial y hacerlo de forma virtual no parece tan sencillo, lo cierto es que es posible, teniendo en cuenta algunas pautas sencillas.
Hernán Virgolini, uno de los fundadores de la Escuela de Innovación (un espacio nacido en Córdoba que con distintas metodologías ayuda a empresas a diseñar procesos de innovación y acompaña su ejecución), recomienda algunas pautas para que esta situación no se convierta en un verdadero caos y que el trabajo siga siendo productivo.
"El objetivo en este tiempo de pandemia es tener perspectiva, mirar desde arriba y tener paciencia para lo que se viene. Hablo de positividad, ver dentro de nuestra lógica el vaso medio lleno. Descubrir qué oportunidades nos presenta esta situación", subraya el consultor.
No abusar de la videoconferencia
La comunicación con el equipo de trabajo resulta básica en estos tiempos de teletrabajo y coronavirus. Sin embargo, Virgolini advierte que no hay que abusar de las herramientas que facilitan el contacto casi presencial con los trabajadores.
"Se está haciendo un uso desmedido de las videoconferencias, están todo el día con Zoom, la aplicación más usada por estos días, para verse la cara y eso no está tan bueno", remarca.
Si bien es importante ir haciendo chequeos diarios con el equipo, no es recomendable tener conversaciones de más de 90 minutos en formato de video. Lo óptimo, recomienda el experto, es hacer un evaluación general de lo que está sucediendo, qué cuestiones hay que enfrentar y cómo. Luego cortar el video y trabajar cada uno por su lado. Y subraya que varias videoconferencias se pueden reemplazar con un solo e-mail completo y detallado.
A la hora de realizar una videoconferencia o videollamada, el consultor recomienda que no dure más de una hora, que esté ceñida a una agenda y que sea conducida por una persona, quien oficiará de facilitador y tendrá a su cargo el cumplimiento estricto de la misma y el armado de las pautas que se establecieron en el encuentro.
“La reunión debe tener un objetivo, cuál es su razón. Hay que ser conscientes también del tiempo de cada una de esas personas que participan de la reunión. De esa manera, no estamos todo el día de reunión en reunión, sin poder avanzar ni producir”.
Organización personal y agenda diaria
Los procedimientos que se siguen en el marco del cumplimiento del teletrabajo son tan importantes como la comunicación con los demás integrantes del equipo. Tener un foco por día, organizarse personalmente y sobre todo tener espacio para trabajar son claves para llevar una agenda diaria personal.
En ese sentido, el director de la Escuela de Innovación apunta a la gestión de los horarios y la voluntad para enfocarse en una sola tarea.
"Es necesario evitar la reacción frente a todas las interrupciones y distracciones que tenemos, por caso el celular, el chat o las redes sociales. Al estar solos en casa, sin el entorno laboral físico, todo eso se potencia", aclara Virgolini.
Para esos períodos de foco, entonces, el consejo es eliminar las notificaciones, silenciar el teléfono y concentrarse en la tarea para obtener tiempo de valor.
Otro punto es el tiempo que se le dedica a las labores individuales y las grupales, estableciendo claramente las tareas que le competen a cada mimbro del grupo y los tiempos límites para llevarlas a cabo.
El límite entre el trabajo y lo personal
Lo ideal es que los teletrabajadores separen los espacios de convivencia familiar de su responsabilidad laboral. El control de los horarios es fundamental para poder separar una cosa de la otra. Al respecto, Virgolini apunta que todo el mundo está tan atento a este cambio repentino en la forma de trabajar, que a muchos le resulta imposible cortar.
"Hay que tomarse este nuevo escenario con paciencia. En un día no vamos a darlo vuelta. Y desconectarnos es fundamental para poder ser productivos. Si estamos todo el día trabajando, nos agotamos. Además, en este contexto, todos los días son iguales, estamos a un paso del espacio de trabajo y no hay forma de desconectarse fácilmente", manifiesta Hernán.
Para poder diferenciar ambos espacios, el personal y el laboral, el emprendedor de entornos de innovación propone tener una actividad planeada en la agenda que permita ir a otro lugar: alguna actividad física, espiritual, regar las plantas, un cambio de vestuario. Un compromiso que de por finalizado el día laboral.
Otra idea es ser honestos con los demás, visibilizar el problema con el equipo de trabajo, reflexionar sobre lo que sucede y pautar entre todos un acuerdo de finalización del día de trabajo.
Empleados preparados, empresas no tanto
Si bien el teletrabajo en Argentina avanza despacio, muchas empresas entienden que es una alternativa válida para mejorar la calidad de vida de los trabajadores y optimizar los resultados. De hecho, mayormente los equipos de innovación de las compañías vienen trabajando desde hace tiempo en la creación de herramientas para el trabajo remoto.
Para Virgolini, la estructura de las empresas en el país, inclusive Córdoba, no estaba preparada para esta situación, pero las personas sí. Este evento lo que generó es que las compañías no tuvieran alternativa, lo que las obligó a repensarse.
Sin embargo, el responsable de la Escuela de Innovación admite que la gente reaccionó de una manera increíble. "Los empleados no tuvieron problemas para reconvertirse. La cuestión se planteó en la estructura de la compañía, con dudas y trabas que se licuaron con el avance del coronavirus", explica Virgolini.
Sobre lo que vendrá, el especialista reconoce que la nueva normalidad va a ser distinta. “Acaba de cambiar de manera radical la forma en que trabajamos. Hoy nos damos cuenta que trabajar así es posible, con sus pro y sus contra, que la gente está muy preparada para hacerlo. Cuando volvamos al trabajo presencial, habrá que repensar la forma de trabajar. Todo va ser distinto, con opciones para abordar ciertos proyectos o procesos. Ahí está la oportunidad a futuro”.
