Almacenar en la nube fotos, recuerdos y mensajes se convirtió, hace tiempo, en la versión moderna de guardar lo más importante en cajas. Sin embargo, podría pasar que el caos y el desorden también se apoderen de la vida digital. Para que eso no suceda, hay que mantener el orden también en el mundo virtual.
En este mundo real, un método muy conocido y extendido por el mundo entero para tener todo bien ordenado es el de Marie Kondo, la japonesa especialista en organización e interiorismo que creó el sistema KonMari. Ahora, junto a Google One, su sabiduría se extiende al mundo virtual para ordenar el caos más absoluto en los correos electrónicos, fotos y documentos.
Tres consejos de Marie Kondo para ordenar la vida digital
- 📩 Nada queda en la carpeta de recibidos
Kondo explica que la carpeta “Recibidos” es el espacio en el que se reciben y se guardan los correos electrónicos antes de ordenarse. Plantea el objetivo de procesar y ordenar los e-mails a diario. Para comenzar desde cero con este proceso propone archivar todos los correos electrónicos que se encuentren en la bandeja de entrada. Pero, si se archivan, ¿cómo es posible volver a encontrarlos? Es muy sencillo, solo hay que buscar el correo a través del cuadro de búsqueda o en la carpeta “Todos”.
Otro consejo que acerca Marie Kondo es utilizar las Etiquetas para ordenar los correos electrónicos que se reciben a diario. Para comenzar, recomienda activar la sección “Prioritarios” desde las configuraciones rápidas de Gmail, para clasificar automáticamente los correos importantes. De esta forma serán los mails que primero aparecerán en la bandeja de entrada. Por último, recomienda asignar categorías para administrar la bandeja de entrada predeterminada. ¿Cuántas etiquetas recomienda? Si bien no define un número, sugiere crear pocas para facilitar la asignación, además de asociarlas con las tareas diarias o con categorías que resulten fáciles de identificar, como “Pendientes”, “Necesidades” y “Deseos”.
- 📷 Todas las fotos en un solo lugar
Este consejo no solo apunta a ordenar la vida digital, sino también a proteger los recuerdos y fotos. Kondo sugiere habilitar la opción que permite la creación de copias de seguridad automáticas y almacenan las fotos de los dispositivos en la nube. Asimismo, recomienda algunas funcionalidades de Google Fotos para ordenar los recuerdos y encontrarlos de forma rápida y sencilla. Por ejemplo, la herramienta permite buscar fotos por hora, ubicación o, incluso, por los objetos o las personas que aparecen en ellas.
- 📁 Almacenar archivos de forma segura
Utilizar palabras clave sencillas al nombrar carpetas y archivos, como “Itinerario de vacaciones en Italia”, “Recetas de la abuela” o “Impuestos de 2021″, es una de las claves que acerca Kondo para facilitar la búsqueda de los archivos almacenados. Otro aspecto a tener en cuenta es que las búsquedas que se pueden realizar no se limitan al nombre de los archivos. La clave de la organización de los documentos en Drive es la búsqueda intuitiva, es decir, la posibilidad de buscar según el tipo de archivo e incluso la persona que lo compartió, entre otros atributos. Por último, recomienda crear solo las carpetas necesarias de acuerdo al uso que se le da a Drive y a los archivos que se almacenan. Por ejemplo, menciona que es recomendable crear aquellas que permitan ordenar los tipos de archivo más comunes, como documentos financieros o de viajes.
La nube está llena de basura
Según Google, el motor de búsqueda más usado en el mundo, la mayoría de los usuarios de sus apps sufre el Síndrome de Diógenes, que básicamente quiere decir que metemos todo lo que nos llega en Google Drive o Google Fotos, y luego nos olvidamos de eso. Eso es un problema para la compañía, que tiene la nube llena de contenido basura que nadie usa. Pero además esto hace que los usuarios no sepan o no puedan encontrar lo que necesitan, entre docenas de miles de archivos.
